اصول اولیه مدیریت
مدیریت چیست؟ مدیران چه کاری انجام می دهند؟ من چگونه می توانم مدیریت کنم؟
اینها سوالات استانداردی هستند که بیشتر ما در جایگاه مدیریتی یا در حرفه فعلی خود همیشه از خود پرسیده ایم.
هنر و دانش
مدیریت هم علم است و هم هنر. مدیریت، هنر افزایش اثربخشی افراد است به گونه ای که بدون وجود شما به عنوان یک مدیر، این افزایش اثربخشی وجود نداشته است و علم آن در این است که چگونه شما این کار را انجام می دهید. مدیریت چهار رکن اساسی دارد: برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت.
افزایش اثربخشی
چهار کارگر می توانند بدون یک مدیر در یک شیفت کاری هشت ساعته، شش واحد محصول تولید کنند. اگر شما برای مدیریت آنها استخدام شوید ولی همچنان آنها همان شش واحد را تولید کنند، استخدام شما چه مزیتی برای آن کار داشته است؟ اما از سوی دیگر، اگر با استخدام شما، کارگران در هر روز هشت محصول تولید کنند، معلوم می شود که استخدام شما به عنوان مدیر ارزش داشته است.
همین حالت برای هر کار دیگری هم مفروض است. آیا گروهتان میتواند با حضور شما تماسهای مشتریان بیشتری را پاسخگو باشد در مقایسه با زمانی که حضور ندارید؟ یا کالاهای با ارزش تری را بفروشد؟ یا از اطلاعات و دانش موجود، بهتر بهره گیرد؟ این در واقع ارزش مدیریت است- اثربخش تر کردن کار گروهی از افراد.
برنامه ریزی
مدیریت با برنامه ریزی شروع می شود. مدیریت خوب با برنامه ریزی خوب شروع می کند. و برنامه مناسبی که از پیش تعیین شده باشد، جلوگیری می کند از . . . بقیه این یکی را خودتان می دانید.
بدون برنامه، شما هرگز موفق نخواهید شد. اما اگر موفقیتی هم اتفاق بیفتد، ناشی از شانس و تصادفی است و قابل تکرار نخواهد بود.
تعیین کنید هدفتان چیست. بعد بهترین راه رسیدن به آن را پیدا کنید. چه منابعی در دسترس دارید؟ چه منابعی را می توانید به دست آورید؟ نقاط ضعف و قوت افراد و سایر منابع را با هم مقایسه کنید. آیا چهار کارگر را که کاری را در چهارده ساعت با هزینه کمتر انجام می دهند به اجاره ماشینی که همان کار را با یک کارگر در 6 ساعت انجام می دهد، ترجیح می دهید؟ آیا اگر ساعت شروع کار را از ساعت 8 به 10 صبح تغییر دهید، کارگران می توانند ترافیک کاری اوایل عصر را پوشش دهند و نیازی به استخدام نیروی اضافه برای شیفت دوم نباشد؟
به همه این سناریوهای محتمل توجه کنید. برای آنها برنامه بریزید. بدترین حالت ممکن در مورد آنها را معین کنید و برای آن هم برنامه ریزی نمایید. برنامه های مختلفتان را ارزیابی کنید و تعیین کنید که از نظر شما کدامشان بهترین عملکرد را خواهند داشت و در صورت عدم تحقق نظر شما، چه خواهید کرد.
سازماندهی
حالا که شما برنامه ای دارید، باید برای اجرای آن تلاش کنید. آیا همه چیز در پیش روی گروه شما آماده است و مواد لازم در زمان مناسب به دست آنها خواهد رسید؟ آیا گروه شما آماده است که بخشی از برنامه را که مربوط به خودش است، به انجام رساند؟ آیا سازمانهای زیرمجموعه آمادگی لازم را برای آنچه گروه شما تحویل می دهد و زمانی که کالا می رسد، دارد؟
آیا کارکنان آموزش دیده اند؟ آیا انگیزش لازم در آنها ایجاد شده است؟ آیا تجهیزاتی که نیاز دارند در اختیارشان هست؟ آیا قطعات یدکی تجهیزات، در دسترس هست؟ آیا مواد اولیه سفارش داده شده اند؟ آیا این مواد دقیقا همان مواد مورد نیاز هستند؟ آیا در زمان مناسب و طبق برنامه به اینجا خواهند رسید؟
ایا بازرسی لازم برای اطمینان از وجود تمام آنچه برای اجرای برنامه لازم است، وجود دارد یا در زمانی که موردنیاز است، در دسترس قرار می گیرد؟ توجه 
کنید که همه از نقش خود و اهمیت این نقش برای رسیدن به موفقیت همه جانبه، باید آگاه باشند.
کنید که همه از نقش خود و اهمیت این نقش برای رسیدن به موفقیت همه جانبه، باید آگاه باشند.
هدایت
حالا زمان اجراست. به افراد بگویید که چه کاری باید انجام دهند. این حالت شبیه رهیری ارکستر است. در یک ارکستر، هر کسی در جلوی خودش، آلت موسیقی خود را دارد. هر کسی می داند که هر گروهی چه قطعه ای را در چه زمانی می نوازد. کی شروع می کند و چه زمانی به پایان می برد. رهبر، گروه ها را راهنمایی می کند تا آهنگ شکل بگیرد. کار مدیر هم در این مرحله به همین صورت است. شما به همه کارگرانتان (نوازنده ها)، برنامه ( صفحه نت) را داده اید. شما در هر بخش (گروه) تعداد مناسبی کارگر (نوازنده) دارید. همانطور که با سازماندهی مناسب گروه ها، موسیقی به بهترین نحو ایجاد می شود، با سازماندهی و چیدمان درست کارگران نیز، کار به بهترین نحو انجام می گیرد.
نظارت
حالا که همه چیز در حال انجام است، شما باید مراقب همه چیز باشید. مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه پیش می رود. وقتی کارها طبق برنامه پیش نمی رود، باید وارد عمل شوید و برنامه را تنظیم کنید.
ممکن است مشکلاتی هم پیش بیاید. یکی از افراد مریض شود، قطعه ای سر زمان مناسب تحویل داده نشود یا یکی از مشتریان اصلی ورشکست شود. به همین خاطر است که شما در قدم اول یک برنامه اقتضایی طراحی می کنید. شما به عنوان مدیر همواره باید از آنچه اتفاق می افتد، آگاه باشید تا بتوانید تنظیمات لازم را اعمال کنید.
این یک پروسه تکراری است. وقتی وسیله ای کار نمی کند، نیاز است که برنامه ای برای تعمیر داشته باشید، منابعی را سازماندهی کنید که باعث شود کار کند، افرادی را که این کار را انجام می دهند، هدایت کنید و برای اطمینان از اثرگذاری تغییر، نظارت را ادامه دهید.
مدیریت افراد آسان نیست. اما، می تواند موفقیت آمیز اجرا شود و می تواند تجربه رضایت بخشی باشد. به یاد داشته باشید که مدیریت مانند هر مهارت دیگری می تواند از طریق مطالعه و تمرین بهبود یابد.
منبع : about.com